Українська Паперова Армія. Як працює документообіг у ЗСУ і що з цим робити. СКАНИ

Ці безкінечні звіти, невідправлені або загублені нагородні документи, переплутані прізвища у посвідченнях на відрядження, постійна запарка, коли злобна рота сидить на речах у казармі, чекаючи, поки стройовики відремонтують єдиний комп'ютер і нарешті додрукують відпускні квитки, а до останнього автобуса залишається менше години...

[Стройова частина - аналог відділу кадрів на підприємстві, структурний підрозділ при штабі військового підрозділу; веде облік особового складу і документообіг даної військової частини - Ред.]

Це вічне оформлення УБД [посвідчення "Учасник бойових дій, без якого не працює жодна пільга для ветеранів - Ред.], у процесі якого бліндаж заповнюється пачками документів.

Далі їх треба розмножити, посортувати, вимагати від військовослужбовців ще не зданих документів, вимагати від сектору копій наказів, знову сортувати, заповнювати додаткові документи, ставити кутовий штамп, реєструвати у книзі вихідних документів, чекати комбата, шукати комбата, отримати його підписи на додаткових документах, сортувати, розкладати по файлам, перевозити в ящиках з-під боєприпасів у санітарці на нові позиції в черговій шахті, фермі, підвалі, підключити генератор і виявити, що струм занадто слабкий, тому принтер не може розігріти фарбу до робочої температури...

!!!

...вирішити цю проблему, а потім іще купу проблем, зібрати нарешті всі пакети (по 10 документів у кожному) паперів на всіх 450 людей, довезти цих п'ять ящиків у МО, здати, контролювати, вимагати, забрати чисті "корочки" і транспортні талони до них, заповнити посвідчення, заповнити талони, заповнити контрольні листи з прізвищами і номерами... — це може тривати місяцями.

Cуцільний потік негативу.

І неповна картина. Тому що робота сотень військовослужбовців, що займаються «перекладанням папірців», нечасто стає об’єктом уваги журналістів.

Проблеми обліку може вирішити "Журнал обліку журналів обліку". Фото з архіву ТЕКСТІВ

Як змінився документообіг і циркуляція наказів у піраміді Збройних Сил? Чи відбулись бодай якісь покращення у сфері за час проведення АТО?

Річ у тім, що однозначно відповісти на це запитання - неможливо.

ЗСУ – жорстка ієрархічна структура. В силу своєї природи вперто чіпляється за звичні методи роботи й алгоритми менеджменту.

Завдання ж стройової частини не змінилося. Вона працює: а) в інтересах командира підрозділу, б) в інтересах кожного військовослужбовця.

Відповідно, грамотно організований документообіг має забезпечити:

- оперативне отримання командиром повної інформації "згори" і таке ж реагування на неї;

- інформування командира про кількість людей у штаті частини та їхній статус ("в строю", "поранений", "хворий", "відрядження", "відпустка", "незаконно відсутній" тощо);

- оперативний зв'язок командира з кожним із його підлеглих. Формально це відбувається через рапорт, на який командир накладає свою резолюцію;

- оперативне заповнення всіх документів, необхідних для конкретного військовослужбовця. А це десятки варіантів: від запису про чергове звання у військовому квитку до довідки про перебування в зоні АТО. Хоч довіреність, якщо солдат напише про таку потребу в рапорті. Командир на війні - і нотаріус, і навіть ЗАГС, здається.

Приблизний масштаб роботи: штат "сферичного у вакуумі" батальйону передбачає, що на загальну кількість військовослужбовців (до 700 людей) припадає один офіцер-стройовик (офіційно його посада зветься "старший помічник начальника штабу - начальник стройової частини") й один-два солдата-діловода.

Зразок документообігу між командиром і бійцем. Старший солдат просить призначити розслідування щодо свого поранення, посилаючись на документ із військового госпіталю в Києві. Комбат, подивившись на цей документ, приймає рішення і ставить резолюцію для виконання СПНШ (старшому помічнику начальника штаба, тобто головному стройовику). Також комбат може дати завдання підняти старі накази і перевірити викладену в рапорті інформацію. Будь-яке поранення на фронті повинне фіксуватися документально, тільки на рівні стройової через два накази і акт розслідування. Без відповідних документів неможливо отримати виплати пораненим, звільнитися за висновком ВЛК (військово-лікарської комісії) тощо. Тут до стройовиків підключаються військові медики, в них свого документообігу вистачає. Не надавати пораненим необхідні документи вважається підлістю, за таке можуть і неуставно покарати. В даному випадку, найімовірніше, солдат або помилився у формулюванні (треба дивитися довідку зі шпиталя), або спробував перейти у статус пораненого. Фото з архіву ТЕКСТІВ

Загалом стан справ можна зобразити у вигляді класичної піраміди (куди ж без плагіату Маслоу).

На першому - найменш рейтинговому - рівні цієї піраміди перебуває батальйон.

Далі – бригада, ОТУ (по старинці «оперативно-тактичне угрупування» і досі називають «сектором»), оперативне командування, командування відповідного роду військ.

На вершині піраміди - Генеральний Штаб та Міністерство оборони.

Така ситуація склалась через низку причин.

По-перше, офіцери стройової служби на рівні батальйону у більшості своїй – мобілізовані, що не мали необхідного досвіду для ведення документації частини.

Додайте сюди регулярні ротації (кожні півроку, або й частіше) начальників стройових частин – і зрозумієте масштаби проблеми.

Не маючи відповідної підготовки, кожен новий офіцер перші місяці роботи у стройовій займається двома речами:

- археологією (так, реальною археологією – з розкопками звалищ наказів, особових справ, розслідувань та звітів про стан особового складу і техніки військової частини "польова пошта B9999");

- самонавчанням – кількість основних документів, стандарти їхнього оформлення, чим "накази по частині" відрізняються від "добових наказів", що таке "книга вибулого і прибулого особового складу", чому не можна роздрукувати список форми № XYZ, а тільки вести його вручну чорним чорнилом, як правильно зшивати аркуші журналу обліку і де взяти папір та фарбу для того, щоб їх роздрукувати.

Плюс іще тисячу подібних речей, про існування яких учорашній лейтенант запасу і не підозрював.

При цьому офіцер ще й намагається не потонути в завалах поточних завдань, кожне з яких термінове, "негайно до виконання!".

Часто для виконання однієї задачі офіцер має віднайти контакти свого попередника і регулярно доводити того до істерики постійними дзвінками - уточненнями, слізними проханнями проконсультувати або навіть приїхати у ППД [пункт постійної дислокації військової частини - Ред.] для розбору старих помилок.

Оскільки багато підрозділів у зоні АТО постійно змінюють дислокацію, не маючи ППД, в якому і має розміщуватись штаб, архів, стройова частина тощо, то під час переїздів "польових пошт" з одного поля на інше нерідко втрачаються важливі документи.

Викладену проблему можна окреслити як «перервана спадковість». На певний час унеможливлює ефективну роботу. Лікується стажуванням на рівні бригади, якій підпорядкований батальйон.

Кістяк офіцерів у стройовій частині бригади зазвичай є кадровими військовослужбовцями, фахівцями, що відносно швидко можуть навчити мобілізованого "піджака" [офіцера запасу без кадрового досвіду, випускника військової кафедри цивільного вузу - Ред.] необхідному мінімуму.

Зразок документообігу між військовою частиною та комісаріатом. Йдеться переважно про документи, і це важливо - без відповідно оформлених паперів родина загиблого військовослужбовця не зможе отримати належні виплати. Фото з архіву ТЕКСТІВ

Друга масштабна проблема – імітація діяльності посадовцями з престижніших рівнів нашої піраміди та відірваність штабів рівня «оперативне командування», «командування відповідного роду військ», «ГШУ», «МО» від польових частин.

Колосальна кількість телеграм, що розходяться по частинах для виконання, є просто марнуванням часу.

Це або вимога доповісти з приводу стану «хріні Х», або ж вимога перерахувати кількість сержантів десятьма формулами.

Aбсурдність і неможливість виконати вимоги телеграми розуміють yсі, але відповідальні військовослужбовці закочують рукава і строчать відписки, ліплять статистику, або ж придумують щось «на ходу».

Дзвінок офіцеру в одне з оперативних командувань:

- Чим зараз займаєшся?

- Та зведенням таких-то даних…

- Ого, звучить серйозно, скільки часу займе?

- Та воно нікому взагалі не треба! Вже який раз роблю – ніхто навіть не читає. Зараз щось повідписую за декілька годин і все.

Багато паперової роботи виконується не заради результату і досягнення конкретних цілей, а задля відмітки в чиємусь блокноті.

Зате хтось із генералів прийде на нараду до начальника Генерального Штабу з метровим стосом паперів, густо всіяних колонками даних. Це основна проблема.

Зразок документообігу між батальйоном і вищими щаблями піраміди. В останньому кварталі 2014 року протягом дня могло прийти від 0 до 5 телеграм. Фото з архіву ТЕКСТІВ

Знайомий стройовик жартує, що у звіті можна вказати "двигун БМП вирізано з твердих порід деревини" – і ніхто щаблем вище цього не помітить. Бо ніхто банально не прочитає.

Натомість збір та обробка необхідних для цього звіту даних забере у виконавця прорву часу й сил. І ресурсів, яких теж немає.

Відповідно, стройова півночі визначатиме рівень морального стану підрозділу, тероризуючи замполітів і командира - тільки щоб заповнити згаданий у відповідній телеграмі про комплексне визначення морального стану "додаток 1" (гігантська таблиця).

Відповідно, стройова не встигне оформити всім "дембелям" такі важливі для них посвідчення УБД, і буде скандал, "да скіки ж можна", "зрада", і мітинг прямо під час вранішнього шикування. Там все буде ясно про моральний стан, не треба й таблицю заповнювати.

Катастрофічна нестача техніки та матеріалів для «армійських офісів» стала звичною справою.

Комп’ютери, принтери, папір і тонер, канцелярські приналежності – все купується за свої гроші, приїздить у частину прямо з рідної квартири мобілізованого, або ж отримується в дар від святих волонтерів.

Важливу роль працездатності «клерків ЗСУ» відіграють умови праці. Одна справа сидіти у світлому кабінеті Генштабу, обладнаному необхідною технікою та інфраструктурою.

І трохи інше – сидіти в бліндажі чи наметі, заряджаючи старенький ноутбук від генератора, у постійному страху – ось-ось, поки спатиму, сюди натече води і технікою можна буде виховувати аватарів.

А там же, приміром, наказ про результати розслідування по факту згорілої внаслідок обстрілу вантажівки взводу зв'язку і стільки-то грам зібраних з розплавленої радіостанції Р-140 дорогоцінних металів.

І там же останні дані БЧС (бойового та чисельного складу військової частини), пораховані з дуже великим трудом, бо з'явилася нова колонка (наприклад, "контужені"), але фінансова служба при роботі з файлом цю колонку сховала, бо вона заважала бухгалтеру рахувати грошове забезпечення.

Однією з ключових проблем є також відсутність уніфікації, стандартів якісного електронного документообігу.

Біблією кадровиків Збройних Сил України, що тягнуть на собі 90% паперової тяганини армії, є Наказ №333 «Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України».

За об’ємами цей документ можна порівняти хіба з усіма томами Великої радянської енциклопедії. Мобілізованому військовослужбовцю знадобиться кілька місяців лише для ознайомлення з цим документом.

Тому лаконічна методичка з основними формами документів могла б не слабо спростити життя всім суб’єктам документообігу.

Наразі ледь не кожне військове відомство/інстанція розробляє «свої» варіанти документації, що почасти спричиняє плутанину при обміні файлами.

Військовий інтернет

Ще у 2015-му році МО заявило про розробку і впровадження електронної системи документообігу, але що малось на увазі – не ясно. У штабах офіцери й далі бігають з папками "Вхідні" й "Вихідні" - у вічній погоні за підписами в роздрукованих телеграмах і наказах.

Окрема біда – циркуляція телеграм у системі Збройних Сил.

За старою традицією будь-яке розпорядження, відправлене у частину, називають «телеграмою». Це не означає, що десь у підвалах Генштабу, у напівтемних приміщеннях сидять бліді оператори, що азбукою Морзе вистукують телеграми.

В наш час телеграма – шифрований відділом захисту інформації документ, що через закритий, ізольований канал, передається конкретному адресату.

Фактично це звичайний електронний лист, тільки переданий через окремий поштовий сервер зі своїми зашифрованими каналами супутникового зв'язку. Кожна частина має свою скриньку в цьому "військовому інтернеті".

На шляху до військової частини телеграма проходить низку етапів. Наприклад: Командування Сухопутних Військ відправляє телеграму на оперативне командування "Північ". Ставить строк виконання – 10 діб.

ОК отримує телеграму із затримкою в день-два, ставить свою мітку і пересилає до виконавця нижчої ланки – ОТУ чи штаб бригади, з меншим терміном виконання, щоб мати запас у день-два для перевірки і зведення інформації про виконане. І так далі.

До безпосереднього низового виконавця телеграма доходить уже неактуальною, із затримкою в кілька днів, а то й тиждень.

Враховуючи, що в більшості випадків розпорядження передбачає певний об’єм робіт чи збір інформації – виконавці формують елементарні відписки «для галочки». При цьому ще треба витратити час на ручну реєстрацію цих телеграм (чорною пастою!) у відповідних журналах обліку.

Віднедавна облік телеграм, виконавців та контролю дублюється в електронному вигляді. Це вже перемога у порівнянні з недавнім минулим, коли ці ж дії зводились до позначок у блокноті відповідального посадовця.

Ситуацію могла б покращити електронна система спільного обігу розпоряджень, за прикладом інструменту “Google Doсs”, де всі причетні до виконання мали б доступ до файлу.

Тоді десь у закопаному в донецьку глину бліндажі командир окремого мотопіхотного батальйону міг би дізнатися про необхідність виконання телеграми №XX 9999-2014-ZZ одразу з моменту її публікації.

І встиг би, скажімо, вибрати трьох військовослужбовців, щоб відрядити їх на Яворівський полігон "для проходження зборів з підготовки операторів душово-дезинфекційних установок ДДУ-88 з наданням посвідчень встановленого зразку на право їх експлуатації".

Секретність чи оперативність?

Проте в цьому випадку МО стає перед дилемою: оперативність виконання чи секретність? Крім телеграм про ДДУ-88, є телеграми і зі страшнішими абревіатурами, про інші навчання, важлива статистика по персоналу, зброї і техніці.

Чинний алгоритм розсилки телеграм передбачає шифрування і секретність на усіх рівнях, у той час як створення системи типу “Google Docs” не може гарантувати потрібний рівень захищеності інформації.

Це "палка з двома кінцями": серед фахівців популярне напівжартівливе твердження, що зашифровані повідомлення викликають більше цікавості з боку ворога, аніж прості мейли, тому безпечніше надсилати важливу інформацію без кодування взагалі.

Для розуміння масштабу проблеми достатньо навести приклад: «штатка» («штатно-посадова книга», де фіксується статус і посада кожного абстрактного військовослужбовця в частині) досі існує у вигляді величезної книги.

Незручно? Ще й як.

Тому у всіх частинах створюють таблиці в “Excel”, що спрощує роботу з цими категоріями інформації у рази. Але, вочевидь, є незаконним, оскільки теоретично противник може отримати ці дані в результаті кібер-атаки на ґаджет відповідального військовослужбовця.

Знову діалектика ефективності з секретністю.

Це здається неймовірним, але досі не створені елементарні бази даних.

Відсутнi повна і єдинa база військовослужбовців, що нині проходять службу; база військовозобов’язаних тощо. Тому прорву свого часу кадровики усіх рівнів витрачають на обробку запитів щодо переміщення військовослужбовців у Збройних Силах.

Почасти штаб бригади не може відразу дати конкретну відповідь – чи проходить у них службу військовослужбовець Х.

Систематичні проблеми з отриманням УБД – з цієї ж опери. Тут знову доводиться займатись паперовою археологією і детективними розслідуваннями.

Але інертна система здатна до змін, хоч і під зовнішнім тиском.

Яскравий приклад – оформлення статусу учасника бойових дій.

Спочатку процес був неймовірно складним і зарегульованим. Після низки гучних скандалів отримати посвідчення стало в рази легше й швидше.

Точкові реформи дійсно впроваджуються – зі скрипом та кров’ю. Мій товариш, що більше 15 років працював у сфері IT, після мобілізації потрапив у один із штабів й загорівся кількома ідеями, що могли б суттєво полегшити функціонування не лише його управління, а й ЗСУ в цілому.

Що було далі? Ви праві, за півроку служби ніхто так і не дав йому змоги реалізувати пілотний проект. За поточною роботою він просто не має часу на самостійне втілення своїх ідей.

Нині він спить по кілька годин у день і заледве встигає виконувати поставлені командуванням задачі. Думаєте, є в нього мотивація стукати тараном інновацій у браму Міноборони? Навряд.

Ітогі подвєдьом.

Основа перерахованих проблем армійського документообігу - надлишкова кількість документації та неефективність її опрацювання. Це забирає весь робочий час персоналу і не дає часу на розробку дійсно якісних змін.

Кадровики просто тонуть у морі документації, значна частина якої є просто непотребом, що не становить практичної користі для армії, а лише виправдовує існування низки посад чи департаментів на всіх рівнях Збройних Сил України.

Одна десята від робочих книг стройовика ЗСУ. Деякі надруковані ще 30 років тому. Фото з архіву ТЕКСТІВ

Подібна забюрократизованість тягне інститут армії назад, у радянське минуле, коли основним правилом кожного офіцера було «прикрити одну точку якомога більшою кількістю паперів».

Корисна робота почасти підміняється імітацією та безґлуздим продукуванням еверестів паперу.

Змінити систему зсередини, коли ти є ґвинтиком цієї колосальної машини – навряд чи можливо, хіба що на рівні свого підрозділу, якщо на це буде командирська воля.

Реформу документообігу ЗСУ міг би здійснити окремий орган при МО, створений саме з цією метою.

Як показала ситуація з Волонтерським десантом при МО і Центром розвитку та супроводження матеріального забезпечення ЗСУ, така модель працює. Речове і частково продовольче забезпечення Збройних сил реально покращилося.

Так само і з оптимізацією документообігу. Фахівці зі сторони, що не зв’язані субординацією та страхом перед командуванням, принесуть більше користі, ніж внутрішньовідомчі реформи.

ТАКОЖ: Два обличчя зв'язку в ЗСУ. Як американську техніку підганяють під радянську модель. ФОТО

армія інший бік недореформи бюрократія